Lancer une invitation

Comment créer une invitation ?

Vous devrez tout d'abord vous inscrire c'est gratuit !

• Sur la page d'accueil cliquez en haut à droite sur Connexion.
• Saisissez votre email et votre nom et valider.
• Un email vous est adressé pour activer votre compte.
• Cliquez sur le lien contenu dans le message pour activer votre compte.

Pour créer une invitation vous pouvez soit:

• partir d'un modèle :
  - Cliquez sur le bouton Lancer une invitation sur la page de garde et choisissez un thème (que vous pourrez personnaliser par la suite).
  - Cliquez ensuite sur le bouton Créer une invitation. Votre invitation est créée sur votre compte. Vous pouvez maintenant la personnaliser, ajouter les invités puis envoyer vos invitations
  
• partir d'une de vos invitations précédentes:
  - dans l'onglet Evenements, cliquez sur le lien copier positionné à droite sur vos invitations en cours ou passées. Une nouvelle invitation sur le même modèle avec la liste de vos invités et de vos questions personnalisées est créée.

Enfin laissez-vous guider par Zyvon.
Vous pourrez à tout moment revenir sur votre invitation pour la modifier et/ou ajouter des invités, relancer les retardataires...

Comment accéder à une invitation en cours ?

Dans l'onglet Evenements cliquez sur le liens de l'invitation à modifier/consulter.

Comment personnaliser mon carton d'invitation à mon image ?

Zyvon enregistre en temps réel les modifications que vous apportez à l'invitation. Vous n'avez pas besoin d'enregistrer.

Affichez l'invitation à modifier en la sélectionnant via l'onglet Evenements,  puis utilisez le menu vertical sur la gauche pour :

Changer les textes : ce menu vous permet de:

• modifier dynamiquement :
  - le titre de l'invitation. Attention ce titre est repris automatiquement dans l'email qui est ensuite envoyé au inviter pour les convier à l'événement.
  - l'organisateur. Par défaut, c'est votre nom de connexion qui apparaît. Si celui-ci ne correspond pas au nom que vous souhaitez afficher aux invités(dans l'email les conviant à l'événement et sur l'invitation elle-même), cliquez dessus pour le changer.
  - la date. La date est la date de l'événement. Si vous ne la connaissez pas encore, positionnez ici la date à laquelle vous souhaitez une réponse de vos invités et expliquer ceci dans la description de l'invitation.
  - la description. C'est ici que vous expliquez en détail votre événement mais aussi que vous pouvez donner des consignes à vos invités.

    - le lieu de l'événement. Indiquez ici l'endroit où se situe l'événement en étant le plus précis possible.

• ajouter des questions personnalisées, fonction très utile si vous avez besoin de la participation de vos invités pour finaliser l'organisation d'un événement.
  Ces questions vous permettront par exemple: 
  - d'organiser du co-voiturage pour venir sur le lieu de l'événement,
  - de connaître les quantités de nourriture ou de boisson que vos invités amèneront,
  - de connaître la date qui a le meilleur taux de participation
  - d'obtenir des suggestions de nom de restaurant
  - etc... en fonction de vos besoins !
  Vous avez la possibilité de poser des questions auxquels la réponse associée est de type:
  - Réponse Oui/Non. Exemple de question associée à ce type de réponse : Je suis d'accord pour faire le DJ pendant 1 heure.
  - Réponse Nombre. Les invités pourront indiquer un nombre en réponse à votre question. Exemple de question associée : j'amène des tartes salés ou j'amène du champagne, des bouteille d'alcool....
  - Réponse Liste de choix. Ce type de question vous permet de prédéfinir les réponses possibles à votre question. Par exemple, si vous souhaitez que vos invités vous aident à choisir un thème à votre fête, ou bien à définir la date de votre fête, utilisez ce type de réponse.
  - Réponse Texte libre. Ce type de question est très utile pour obtenir des idées de la part de vos invités. par exemple, si vous souhaitez obtenir une suggestion sur le restaurant, bar où vous retrouver. Ou bien une idée de thème pour votre fête.
  Zyvon inclura toutes vos questions personnalisées dans le module statistique afin d'avoir une vue d'ensemble des réponses de vos invités.

Régler les options : ce menu vous permet de:

• gérer les droits de vos invités. Vous pouvez choisir d'autoriser les invités à :
  - venir avec plusieurs personnes (case à cocher Accompagné (+N)).
  Lorsque vos invités répondent, ils peuvent choisir dans une liste déroulante le nombre de personnes qui les accompagnera. Ces accompagnants seront inclus ans le calcul des participants à l'événement qui est disponible dans les statistiques.
  - ajouter des invités (en saisissant l'adresse email) et leur envoyer le lien (case à cocher option inviter d'autres personnes).
  Les invités de vos invités apparaissent dans la liste et peuvent répondre, discuter ou poster sur l'invitation si vous avez activé ce type de droit.
  - discuter sur l'invitation (case à cocher Voir le forum (message))
  - Voir les photos/vidéos. Vous êtes la seule personne habilité à poster des photos ou vidéos.
  - poster des photos/vidéos sur l'invitation
• activer l'option Etre averti par email des réponses/messages des invités.
  Dès qu'une réponse est effectuée sur l'invitation, vous recevez un mail.
• activer le lien plan : ce lien permet de proposer un plan Google du lieu de rendez-vous.
  - Si vous avez renseigné dans le lieu d'autres informations que l'adresse postale (Nom du lieu, étage, appart...),
  - servez-vous de la fonction régler de plan pour indiquer à Google Maps l'adresse exacte à rechercher.
  - puis cliquez sur enregistrer.
  2 adresses sont alors rattachées à l'invitation: l'adresse de l'invitation pour les invités et l'adresse de recherche de Google Maps.
• définir le type de l'événement: un événement est
  - soit privé (seuls vos invités peuvent le visualiser)
  - soit public ( l'événement s'affiche sur la page d'accueil).
  Attention dès que vous activez l'option public l'événement est aussitôt publié.
• activer le paiement : par défaut les événements sont gratuits. Vous pouvez choisir de les rendre payants ou de demander une contribution (ex cadeau commun)
• associer un fond sonore: sélectionner le fichier son, celui-ci sera automatiquement lancer dès l'ouverture de l'invitation par vos invités

Personnaliser le look de l'invitation. Ce menu vous permet de:

• Modifier la couleur des textes, des fonds, des bordures :
  - cliquez sur la palette associée
  - la couleur est appliquée dynamiquement à l'objet
  - puis cliquez sur le bouton valider.
  Vous pouvez également choisir un fond "Transparent" ou "Pas de bordure".
• Changer les images du texte et du fond . Cliquez sur l'icône et choisissez:
  - soit une image dans les galeries Zyvon, Les images sont classées par thème.
  - soit une image personnalisée, c'est à dire une image enregistrée sur votre disque dur.
  - soit en recherchant directement sur le net (Flickr) en saisissant des mots clés, des tags ou un utilisateur.
  Si vous voulez supprimez l'image:
  - cliquez sur l'icône image
  - Dans la boite de sélection de l'image, cliquez en bas à gauche sur "Pas d'image".
  - Puis cliquez sur fermer.
  L'image est alors supprimée et la couleur du fond sélectionné est appliquée.
• Changer la taille du texte, du titre, des bordures, de la largeur de l'invitation :
  - cliquer sur l'icône + ou - pour visualiser l'effet.
• Changer la taille et le positionnement de l'image de l'invitation :
  - cliquer sur l'icône + ou - pour la taille
  - et sur l'icône "déplacer" pour positionner l'image à droite, à gauche, en haut ou en bas.

Changer de thème : ce menu vous permet de choisir un modèle tout prêt pour gagner du temps.

• choisissez un thème parmi Fête,  Anniversaire, Crémaillère, etc...
• puis cliquer sur l'icône du modèle pour l'appliquer.

Attention, si vous avez personnalisé les couleurs et images d'une invitation, l'application d'un modèle tout fait ne vous permettra pas de revenir en arrière!
Donc si vous voulez comparer votre invitation à un modèle mieux vaut copier votre invitation avant.

Comment ajouter des invités ?

Vous pouvez à tout moment ajouter des invités à votre événement.
Positionnez-vous sur votre invitation puis :

• utilisez le Menu vertical à gauche, section Mon Invitation et cliquer sur le lien Ajouter des invités
• ou cliquez sur le menu Gérer les invités puis sur le lien Ajouter des invités

L'outil d'ajout d'invités est alors ouvert.
Vous pouvez ajouter des invités soit:

• à partir de vos contacts Zyvon :
  Cette option est choisie par défaut car dès que vous ajoutez une adresse email sur une invitation, celle-ci est automatiquement ajoutée à vos contacts.
  - Cliquez sur le bouton Ouvrir la fenêtre de sélection des contacts.
  Pour faciliter la recherche du contact vous pouvez :
  • Rechercher un contact en saisissant son nom dans la fenêtre de recherche en haut à droite
  • Filtrer les contacts en sélectionnant dans la boite A partir de :
    - soit le groupe associé aux contacts,
    - soit l'événement que vous avez partagé avec le contact.
    Cliquez ensuite sur la case à cocher devant le nom du contact puis cliquez sur le bouton Inviter. Les contacts sélectionnés sont alors ajoutés à l'invitation en cours.
• en saisissant directement l'adresse email de vos nouveaux invités.
  - Cliquez sur l'onglet Saisie puis renseigner le nom et l'email.
  - Validez pour activer l'ajout. Le contact est ajouté sur l'invitation et également dans vos contacts Zyvon.
• via copier/coller d'une liste. Cliquez sur l'onglet Copier/Coller.
  • Dans votre gestionnaire d'email:
    - créez un nouvel email et ajoutez les destinataires.
    - sélectionnez tous le corps de la section destinataire et cliquer sur copier (ou touche ctrl +c)
  • Revenez sur Zyvon.
    - positionnez le curseur dans la case
    - cliquez dans Edition/Coller de votre navigateur (ou ctrl+v). La liste des destinataires du mail s'affiche.
    - cliquez sur le bouton Ajouter ses personnes. Ces personnes sont alors ajoutées à votre invitation en cours et également à vos contacts Zyvon afin d'en faciliter la sélection par la suite.
• via l'import de votre carnet d'adresse. Cliquez sur l'onglet Importer, puis sur le bouton Ouvrir la fenêtre d'importation.
  Cette manipulation peut prendre un peu de temps, soyez patient
  • Sélectionnez l'outil de gestion de votre carnet d'adresse (Yahoo, Gmail, Outlook, etc...) et valider (Next),
  • Saisissez les paramètres de votre compte (nom d'utilisateur et mot de passe) et valider (Next),
  • Sélectionnez les contacts à importer et valider.
  Ces personnes sont alors ajoutées à votre invitation en cours et également à vos contacts Zyvon afin d'en faciliter la sélection par la suite.

Les personnes ajoutées apparaissent dans la liste de vos invités.
Consultez la rubrique "Modifier les invités" pour changer le nom, l'image par défaut pour l'invitation en cours.

•  
  • le Menu vertical à gauche, section Mon Invitation
    - cliquez sur le lien Envoyer les invitations.
    Le nombre d'invitation à envoyer vous est signalé entre parenthèses.
  • ou cliquez sur le menu Gérer les invités puis le bouton Envoyer les invitations.
    Celui-ci permet l'ouverture de la page dédiée à la publication
  .
  •  
    • sélectionner à qui envoyer l'invite :
      Zyvon vous propose deux types d'envoi
      - uniquement aux nouveaux invités
      - aux invités que vous choisissez dans la liste.
      Pour ce faire, cliquez sur la case à cocher en face du nom de l'invité.
    • Modifier le contenu de l'email par défaut:
      Vous avez la possibilité de modifier
      - le titre du message : tapez directement votre texte dans le champ sujet
      - le corps du message : cliquer dans le champs Message et taper votre texte.
      - de choisir les messages proposés par défaut par le site : cliquez dans la boite de sélection message et sélectionnez le type de message: standard, relance, photo, remercier..
    •  Écrire aux invités : il s'agit ici d'une fonction d'envoi de mail.
    •  Relancer les invités : vous pourrez écrire aux personnes n'ayant pas répondu en y associant le lien vers l'invitation.
    • Par chat : : si vous avez activer l'option Voir le forum (message), vous pouvez ajouter un post sur le forum de votre invitation.
      Ce post sera visible par l'ensemble des convives.
    • l'envoi d'email : il s'agit ici décrire aux invités en leur envoyant un email.
      Cette fonction est disponible dans le menu Menu vertical à gauche dès que vous avez envoyé vos invitations par mail.
      Ou via le menu Gérer les invité sous forme de bouton.

  Si vous avez déjà envoyé votre invitation, de nouvelles fonctionnalités vous seront proposées :

   

  Comment communiquer avec mes invités

  Vous ne pouvez communiquer avec vos invités via le site qu'à la seule condition de leur avoir envoyé le lien de votre événement (via la fonction "Envoyer les invitations"), c'est à dire d'avoir valider qu'ils sont bien conviés à l'événement.
  Vous avez plusieurs modes de communication disponibles:

   

  Pourquoi utiliser les thèmes ?

  Zyvon vous propose des thèmes pour créer un carton d'invitation rapidement.
  Un thème c'est une association de couleurs, d'un fond d'écran et d'une image utilisée pour décorer votre invitation.
  Une fois le thème choisi, personnalisez-le selon vos désirs : les couleurs, l'image, le fond de page, le fond sonore, etc...
  Il est recommandé de commencer la création d'invitation par cette étape.
  
  

  Quel type d'image puis-je utiliser sur l'invitation ?

  Le format attendu est JPG (mais les formats GIF et PNG sont aussi acceptés).
  Zyvon retaille automatiquement les images à une largeur maximale de 350 pixels.
  Les fonds d'écran ne sont pas retaillés.
  Attention: Pour que vos invités n'attendent pas trop longtemps le téléchargement de votre invitation préférez des fichiers d'une taille raisonnable (50 à 300 KO).
  
  

  Est-il possible d'annuler une invitation ?

  Oui, pour cela utilisez le menu Evénements et cliquez sur le lien "Annuler" associé l'invitation.
  Si vous avez déjà envoyé des invitations, Zyvon vous propose de prévenir automatiquement vos invités en leur envoyant un Email d'annulation.
  
  

  Comment modifier des informations sur une invitation en cours ?

  • utilisez le Menu vertical à gauche, section Saisir les textes, la date.



Comment envoyer mes invitations ?

Vous pouvez à tout moment choisir d'envoyer une invitation.
Dès qu'un invité est ajouté à l'invitation, vous avez accès à la fonction Envoyer l'invitation.
Cette option est disponible via :

Dès que vous avez cliquez sur la fonction Envoyer les invitations, une fenêtre dédiée à l'envoi est ouverte.
Cette fenêtre vous permet de :

Positionnez-vous sur votre invitation puis :

En cliquant sur ce menu, l'ensemble des textes modifiables est entouré de traits rouges.
Changez la date, la description, le titre et le lieu de votre événement.
N'oubliez pas d'utiliser la fonction Envoyer les invitations de la section Invitation afin de renvoyer une invitation à tous vos invités pour leur faire part du changement
(Vous choisirez alors comme type d'Email d'invitation : "Notification de modification du carton d'invitation").

•  
  •  
    • utilisez le Menu vertical à gauche, section Saisir les textes, la date.

  Comment changer le nom de l'organisateur ?

  Positionnez-vous sur votre invitation puis :
  Cliquez sur la zone "Nom de l'organisateur:", puis modifiez là.
  Cette zone sera utilisée dans l'Email d'envoie et sur le carton d'invitation.

Comment poser des questions à mes invités ?

Cette fonction est très utile si vous avez besoin

• de la participation de vos invités pour finaliser l'organisation d'un événement
• de réaliser un sondage.

Ces questions vous permettront par exemple: 

1. d'organiser du co-voiturage pour venir sur le lieu de l'événement,

• de connaître les quantités de nourriture ou de boisson que vos invités amèneront,
• de connaître la date qui a le meilleur taux de participation
• d'obtenir des suggestions de nom de restaurant
•  etc... en fonction de vos besoins !

Vous avez la possibilité de poser des questions auxquels la réponse associée est de type:

• Réponse Oui/Non. Exemple de question associée à ce type de réponse : Je suis d'accord pour faire le DJ pendant 1 heure.
• Réponse Nombre. Les invités pourront indiquer un nombre en réponse à votre question. Exemple de question associée : j'amène des tartes salés ou j'amène du champagne, des bouteille d'alcool....
• Réponse Liste de choix. Ce type de question vous permet de prédéfinir les réponses possibles à votre question. Par exemple, si vous souhaitez que vos invités vous aident à choisir un thème à votre fête, ou bien à définir la date de votre fête, utilisez ce type de réponse.
• Réponse Texte libre. Ce type de question est très utile pour obtenir des idées de la part de vos invités. par exemple, si vous souhaitez obtenir une suggestion sur le restaurant, bar où vous retrouver. Ou bien une idée de thème pour votre fête.

Zyvon inclura toutes vos questions personnalisées dans le module statistique afin d'avoir une vue d'ensemble des réponses de vos invités.

Pour ajouter des questions :

• Positionnez-vous sur votre invitation puis,
  • utilisez le Menu vertical à gauche, section Saisir les textes, la date.
• Cliquez sur le lien ajouter des questions personnalisées,

Une boite dédiée à l'ajout de question personnalisée est alors ouverte.

• Dans la case Question, saisissez votre question puis,
• Sélection le type de question (c'est à dire le type de réponse autorisée par vos invités). Vous avez accès à :
  - des questions ouvertes : Texte Libre
  - des questions fermées réponses Oui/Non.
  Si vous sélectionnez ce mode, Zyvon vous propose de personnaliser la réponse oui et la réponse non.
  Par exemple si vous posez la questions :" J'apporte de la musique", vous pouvez proposer comme réponse "Ma discothèque me suit partout" pour oui et pour non "c'est pas mon truc".
  - des questions fermées réponses Listes de choix.
  En sélectionnant ce mode, Zyvon vous invite à saisir votre liste de choix.
  Pour ce faire saisissez chaque réponse en les séparant par des point virgule.
  - des questions pour lesquels la réponses sera un Nombre. 

Comment modifier les messages et réponses de mes invités ?

Affichez l'invitation à modifier en la sélectionnant via l'onglet Evenements,  puis utilisez le menu Gérer mes invités pour accéder à la modification des réponses.

• Utilisez l'option rechercher en haut à gauche pour trouver l'invité dont vous souhaitez modifier la réponse
• Positionnez-vous sur la ligne de l'invité
• Cliquez sur le lien Modifier (à l'extrême gauche du nom)
• Une boite de modification s'ouvre.
• Sélectionnez les réponses de votre invité
• cliquez sur enregistrer.

Comment relancer les retardataires ?

2 possibilités vous sont offertes :
Si vous n'avez plus d'invitation à envoyer :
Positionnez-vous sur votre invitation puis :

• utilisez le Menu vertical à gauche, section Mon Invitation et cliquer sur le lien Relancer les retardataires
• ou cliquez sur le menu Gérer les invités puis sur le lien Relancer les retardataires

Si vous n'avez pas encore envoyer l'invitation à tous les invités de la liste:
Positionnez-vous sur votre invitation puis :

• utilisez le Menu vertical à gauche, section Mon Invitation et cliquer sur le lien Écrire aux invités
• ou cliquez sur le menu Gérer les invités puis sur le lien Écrire aux invités

Dans les deux cas (que vous aillez cliqué sur la fonction Relancer les retardataires,ou Écrire au invités) une fenêtre dédiée à l'envoi est ouverte.
Cette fenêtre vous permet de :

• • sélectionner à qui envoyer l'invite :
    Zyvon vous propose plusieurs type de sélection de la liste de diffusion
    - uniquement aux invités qui n'ont pas encore répondu
    - uniquement aux nouveaux invités
    - à tous les invités
    - aux invités que vous choisissez dans la liste.
    Pour ce faire, cliquez sur la case à cocher en face du nom de l'invité.
  • Modifier le contenu de l'email par défaut:
    Vous avez la possibilité de modifier
    - le titre du message : tapez directement votre texte dans le champ sujet
    - le corps du message : cliquer dans le champs Message et taper votre texte.
    - de choisir les messages proposés par défaut par le site : cliquez dans la boite de sélection message et sélectionnez le type de message: standard, relance, photo, remercier..

Comment renvoyer l'Email d'invitation à tous mes invités suite à une modification ?

Vous avez modifié l'invitation et souhaitez indiquez à tous qu'un changement est intervenu (lieu, date...):

Positionnez-vous sur votre invitation puis :

• le Menu vertical à gauche, section Mon Invitation
  - cliquez sur le lien Écrire aux invités.
• ou cliquez sur le menu Gérer les invités puis le bouton Envoyer les invitations.
  Celui-ci permet l'ouverture de la page dédiée à la publication
.

• Cliquez sur l’onglet Envoyer, • choisissez Notification de modification du carton d'invitation" dans la liste déroulante "Type d'Email d'invitation", • sélectionnez dans "Destinataires", "A tous", • enfin cliquez sur Envoyer les invitations.

Comment envoyer un Email à tous les invités ?

• Cliquez sur l’onglet Envoyer, • choisissez "[Personnalisé]" dans la liste déroulante "Type d'Email d'invitation", • Saisissez votre message dans les zones de texte prévues à cet effet, • sélectionnez dans "Destinataires", "A tous", • enfin cliquez sur Envoyer les invitations.

Comment renvoyer l'invitation à une seule personne ?

Si un de vos invités a perdu l'Email d'invitation par exemple, vous pouvez le lui renvoyer. Dans l’onglet Les réponses cliquez sur le lien Modifier en regard de l'invité concerné.

Je veux ajouter ou supprimer des invités

Pour ajouter des invités: aller sur l'onglet Mes Invités (même si l'invitation à déjà été envoyée). Choisissez votre méthode d'ajout d'invités :

• En saisissant directement: vous saisissez manuellement les noms et adresses Emails,

• En collant à partir d'un message: permet de coller directement un grand nombre d'adresses Email à partir de votre logiciel d'Email.

• A partir de mon carnet d'adresses: permet de choisir dans la liste des adresses des invités de vos précédantes invitations.

• En important: permet d'importer un fichier texte. Noubliez pas d'envoyer l'invitation aux nouveaux invités dans l'onglet Envoyer.

Pour supprimer un invité cliquez sur le lien Supprimer en regard de son nom.

Certains invités n'ont pas d'adresse Email, comment les gérer ?

Vous pouvez créer un invité avec une adresse Email qui n'existe pas (jean@toto.com par exemple). En tant qu'organisateur, vous pouvez éditer les réponses de vos invité dans l'onglet Les Réponses, lien Modifier. Saisissez lui une réponse, il apparâitra alors dans la liste des invités comme s'il avait répondu lui-même.

Qu'est-ce qu'un Email non valide ?

Zyvon est capable de vous indiquer dans l'onglet Réponses les invités qui ont une adresse Email non valide. Une adresse Email non valide est une adresse Email qui n'a pas été reconnu par le serveur de messagerie de votre invité : • soit parceque vous avez mal saisi l'adresse Email, • soit parceque votre invité à changé d'adresse Email, • soit parceque sa boite de réception est pleine. Dans tous les cas cela veux dire que votre invité n'a PAS recç son invitation.

Que faire avec les adresses Email non valides ?

Il faut tout d'abord vérifier que vous avez bien saisi l'adresse Email (pour cela cliquez sur le lien Modifier en regard du nom de votre invité), et éventuellement la changer puis cliquer sur Lui renvoyer son invitation. Si l'adresse semble correcte, c'est que votre invité a changé d'Email, vous devriez supprimer (en cliquant sur le lien Supprimer en regard du nom de votre invité). Il sera alors aussi supprimé de votre carnet d'adresse Zyvon afin de ne pas lui envoyer une nouvelle invitation à cette adresse. Vous pouvez aussi supprimer tous les invités ayant une adresse Email non valide en cliquant sur le lien Supprimer à droite du comptage des Emails non valide de la partie "Résumé des réponses".